Kluczbork, dnia 07.12.2020 r.

 Z.P. NR 38.D.2020                                                                                        

 

ZAPYTANIE OFERTOWE O CENĘ

Na podstawie Zarządzenia Nr 8/2014  Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.1843 t.j. z dnia 2019.09.27)                                                   

- zapraszamy do złożenia oferty - 

1.     Zamawiający:
Powiat Kluczborski NIP 751-165-78-74
Zarząd Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji
ul. Jagiellońska 3, 46-200 Kluczbork
tel. / faks (077) 4186161, tel. 4186066
godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku, w godz. od 7:00 do 15:00
adres e-mail: mwalencka@powiatkluczborski.pl
adres strony internetowej: http://zdp.nowoczesnagmina.pl/

2.     Przedmiot zamówienia:
„Dostawa paliw dla potrzeb Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji na 2021 rok”
Wspólny słownik zamówień (CPV):
091322100-4Benzyna bezołowiowa Pb 95
09134100-8Olej napędowy ON 

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa paliw napędowych ciekłych, w roku 2021 do pojazdów, sprzętu oraz zbiorników przenośnych obecnego Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji, a od 1 stycznia 2021 r. przekształconego na Wydział Zarządzania Drogami Starostwa Powiatowego w Kluczborku, do poboru na stacjach benzynowych Wykonawcy na terenie powiatu kluczborskiego i miasta Kluczborka (woj. opolskie).

Zakres rzeczowy szacunkowych,  prognozowanych ilości dostaw paliw został określony poniżej:
§  OLEJ NAPĘDOWY ON- w ilości około 6 200 litrów
§  BENZYNA BEZOŁOWIOWA Pb 95- w ilości około 240 litrów
Jakość dostarczanych paliw płynnych musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz.U.2018 poz. 427 z późn. zm.).

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy posiadający niezbędne w tym zakresie uprawnienia (koncesję) oraz spełniający warunki udziału w postępowaniu zgodne z niniejszym Zapytaniem oraz projektem Umowy stanowiącym jego załącznik.
Wykonawca, którego Oferta wybrana zostanie jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie dostarczyć Zamawiającemu w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem - aktualną koncesję do prowadzenia działalności w zakresie obrotu paliwami zgodnie z ustawą z dnia 10 kwietnia 1997 Prawo energetyczne (Dz.U.2020.833 t.j. z dnia2020.05.11 z późn. zm.).
Podane przez Zamawiającego ilości paliw są szacunkowe i w trakcie trwania Umowy mogą ulec zmianie na którą to zmianę Zamawiający nie ma wpływu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ich, bądź zwiększenia, w zależności od potrzeb Zamawiającego.
W przypadku zakupu paliw w ilościach mniejszych lub większych niż wyżej określone prognozowane ilości, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego.
Wykonawca w ramach składanej oferty udzieli stałego UPUSTU od ceny detalicznej jednego litra paliwa, liczonego w PLN, który będzie obowiązywał przez cały okres umowy przy każdym zakupionym litrze danego paliwa - liczony od ceny brutto w dniu tankowania na danej stacji paliw.

3.     Opis dostaw
Wykonawca udostępni możliwość pobierania paliw ciekłych na stacji/ach paliw na podstawie elektronicznych kart paliwowych lub karty drogowej lub raportu pracy sprzętu, które udostępni Zamawiającemu bezpłatnie.

Realizacjaprzedmiotu umowy odbywać się będzie we wszystkie dni każdego miesiąca, całodobowo w okresie obowiązywania umowy. Tankowanie paliw bezpośrednio do zbiorników pojazdów, sprzętu i zbiorników przenośnych Zamawiającego według bieżących potrzeb Zamawiającego odbywać się będzie na stacji/ach benzynowych. Wykaz stacji paliw stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca umożliwi tankowanie paliw przez Zamawiającego na terenie powiatu kluczborskiego, z czego co najmniej 1 stacja paliw, umożliwiająca tankowanie Zamawiającemu (ze względu lokalizację siedziby Zamawiającego) powinna znajdować się na terenie miasta Kluczborka, aby zapewnić utrzymanie pełnej gotowości operacyjnej pojazdów i sprzętu ZDP.

Wykonawca zapewni możliwość dokonywania zakupów paliw w systemie bezgotówkowym.

Rozliczenie następować będzie sukcesywnie, za ilość faktycznie pobranego paliwa na danej stacji wg ceny jednostkowej brutto obowiązującej tam w dniu zakupu paliwa pomniejszonej o kwotę udzielonego stałego upustu na każdym litrze zakupionego paliwa.

4.     Zamawiający w ramach zamówienia przewiduje tzw. prawo opcji. 

Prawem opcji jest możliwość zamówienia w ramach niniejszej umowy większej ilości przedmiotowego paliwa określonego w opisie przedmiotu zamówienia - zależnie od zapotrzebowania Zamawiającego wg ceny jednostkowej brutto obowiązującej tam w dniu zakupu paliwa pomniejszonej o kwotę udzielonego stałego upustu na każdym litrze zakupionego paliwa zaoferowanego przez Wykonawcę w załączonym do oferty kosztorysie ofertowym, za  kwotę nie większą niż 100% gwarantowanego zamówienia podstawowego. Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie jest zobowiązany skorzystać w ramach realizacji niniejszej Umowy. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji - Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest oświadczenie woli Zamawiającego o żądaniu wykonania zamówienia kwalifikowanego przez Zamawiającego jako prawo opcji.Wykonawca w razie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, zobowiązany jest dostarczyć dodatkowe ilości wg potrzeb Zamawiającego na takich samych warunkach, terminach oraz po takich samych cenach jednostkowych jak dostawy objęte zamówieniem podstawowym (tj.: zgodnie z ceną jednostkową brutto obowiązującą w dniu zakupu paliwa uwzględniającą stały upust udzielony na czas trwania umowy do każdego zakupionego litra paliwa).  
Prawo opcji zobowiązuje Zamawiającego do realizacji zamówienia jedynie w zakresie zadeklarowanym i uprawnia jednocześnie do żądania realizacji zamówienia w zakresie poszerzonym, natomiast obowiązkiem Wykonawcy jest realizacja zamówienia w całości, tj. w zakresie zadeklarowanym i poszerzonym bez prawa domagania się realizacji w zakresie poszerzonym, jeśli Zamawiający nie skorzysta ze swego uprawnienia do opcji w toku realizacji umowy.

5.     Termin realizacji zamówienia:
Czas obowiązywania/ wykonania przedmiotu umowy: od dnia 01.01.2021 r. do dnia 27.12.2021 r. wraz z prawem opcji lub do wykorzystania całkowitej ilości paliwa wraz z prawem opcji, jeśli nastąpi to przed upływem ww. terminu lub wcześniejsze zakończenie umowyw przypadku braku zapotrzebowania w czasie trwania umowy na ilość określoną pkt. 2 niniejszego Zapytania.

6.     Kryteria oceny ofert:
Najniższa cena ofertowa brutto (C) waga 100% = 100 pkt.

7.     Sposób obliczania ceny i inne istotne warunki zamówienia:

Ofertę z ostateczną ceną za wykonanie zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty.
Uwaga!
Cena jednostkowa brutto, którą Wykonawca przedstawi w Formularzu ofertowym w kolumnie 3 musi być zgodna z ceną obowiązującą w dniu 07.12.2020 r. na lokalnej stacji benzynowej Wykonawcy    w m. Kluczborku (ze względu na lokalizację siedziby Zamawiającego). Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli podanych cen w dniu 07.12.2020 r. na stacjach benzynowych Wykonawcy, w m. Kluczborku.
Cena podana w ofercie obejmuje wszystkie koszty związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszące się do przedmiotu zamówienia, zysk Wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, w tym podatek VAT. Wartość brutto przedmiotu zamówienia musi być podana w złotych polskich liczbowo i słownie. Przy wyliczaniu wartości brutto przedmiotu zamówienia należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku, stosując przybliżenie zgodnie z powszechnie obowiązującą zasadą matematyczną.
Skutki finansowe jakichkolwiek błędów w obliczeniu ceny obciążają Wykonawcę zamówienia. Wykonawca musi przewidzieć wszystkie okoliczności mające wpływ na cenę zamówienia.

8.     Płatności:
Wykonawca zapewni możliwość dokonywania zakupów paliw w systemie bezgotówkowym oraz będzie zobowiązany do ewidencjonowania zakupionego paliwa z podaniem daty, godziny i miejsca tankowania, ilości i wartości pobranego paliwa, numeru rejestracyjnego pojazdu lub numeru inwentarzowego dla sprzętu, podpis osoby dokonującej zakupu lub posiadacza karty oraz wydawania przy każdej transakcji dokumentu WZ lub wydruku z terminala, potwierdzających zakup zgodnie z zapisami Wzoru Umowy.
Zapłata następować będzie przelewem na podstawie częściowych faktur VAT, zgodnie z prowadzonym rejestrem oraz zgodnie z ceną jednostkową brutto obowiązującą w dniu zakupu paliwa uwzględniającą stały upustudzielony na czas trwania umowy do każdego zakupionego litra paliwa, w ciągu 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego za miesiąc poprzedni i dostarczanej do siedziby Zamawiającego.

9.     Miejsce i termin złożenia ofert oraz sposób ich przygotowania:
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę sporządzić należy pisemnie w języku polskim zgodnie ze wzorem Zamawiającego. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacji firmy Wykonawcy. W przypadku gdy oferta podpisana jest przez Pełnomocnika Wykonawcy - wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo.

Ofertę dostarczyć należy w formie pisemnej, do wyboru (w wersji papierowej lub elektronicznej):
w oryginale - podpisaną, wypełnioną na załączonym formularzu wraz z załącznikami papierową Ofertę dostarczyć do siedziby Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji przy ul. Jagiellońskiej 3, 46-200 Kluczbork, I piętro, pok. nr 3 (Sekretariat)
lub
elektronicznie - podpisaną, wypełnioną na załączonym formularzu wraz z załącznikami, zeskanowaną Ofertę przesłać w formie elektronicznej, mailowo, na adres: mwalencka@powiatkluczborski.pl

 z dopiskiem na kopercie lub w temacie wiadomości: „Oferta na dostawę paliw dla potrzeb Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji na 2021 rok"
Termin złożenia oferty:do dnia 11.12.2020 r. do godz. 1200

UWAGA!Wykonawca, którego Oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, a który złożył ją w formie elektronicznej (skanu), zobowiązany będzie dostarczyć złożoną Ofertę - w oryginale, jako załącznik                       do podpisanej Umowy

10.  Termin związania ofertą: Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni (licząc od ostatecznego terminu składania ofert).

11.  Zapytanie ofertowe zostanie unieważnione jeżeli:
Nie zostanie złożona żadna oferta. Cena złożonej oferty przewyższy kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający stwierdzi zaistnienie innych okoliczności, których nie można było przewidzieć wcześniej, a których zaistnienie spowoduje niemożność zawarcia prawidłowej umowy. Oferty, które wpłynęły po wyznaczonym terminie, nie będą rozpatrywane. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

12.  Kontakt z osobami prowadzącymi zamówienie w imieniu Zamawiającego:
Zarząd Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji, ul. Jagiellońska 3, 46-200 Kluczbork
przedmiot zamówienia - Wiesław Szczerba, adres e-mail: dyrektorzdp@powiatkluczborski.pl
procedura postęp. udzielenia zamówienia - Marta Walencka, adres e-mail: mwalencka@powiatkluczborski.pl
tel. / fax: (77) 418-61-61; (77) 418-60-66

13.  Postanowienia końcowe:
O złożonych Ofertach oraz dokonanym wyborze Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej BIP pod adresem: http://zdp.nowoczesnagmina.pl/
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie do zawarcia umowy, dostarczając niezbędne, określone w niniejszym Zapytaniu wraz z załącznikami dokumenty (Koncesja, Wykaz stacji benzynowych, Oferta w oryginale, ew. pełnomocnictwo itp.) w terminie oraz
w miejscu określonym przez Zamawiającego, o którym Zamawiający poinformuje Wykonawcę mailowo. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

 14.  Informacja o ochronie danych osobowych:
Zgodnie zart. 13 ust. 1i2rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej "RODO", informujemy, że:
1)     Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Zarząd Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji,
ul. Jagiellońska 3, 46-200 Kluczbork, adres e-mail:zdp@powiatkluczborski.pl, tel.: 774186161
2)     Inspektorem ochrony danych osobowych w Zarządzie Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji jest
Pan Jarosław Nazarkiewicz, z którym można się kontaktować za pośrednictwem adresu e-mail:iod@kluczbork.pl, tel.: +48604969049
3)     Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawieart. 6 ust. 1 lit. cRODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Nr 38.D.2020 pn.: „Dostawa paliw dla potrzeb Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji na 2021 rok”prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego o cenę na podstawie Zarządzenia Nr 8/2014 Dyrektora Zarządu Dróg Powiatowych w Kluczborku w likwidacji z dnia
16 kwietnia 2014 r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.1843 z dnia2019.09.27).
4)     Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu oart. 8p.z.p. orazart. 96 ust. 3ustawy z 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych - dalej p.z.p.;
5)     Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie zart. 97 ust. 1p.z.p., przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
6)     Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z p.z.p.;
7)     w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie doart. 22RODO;
8)     Posiada Pani/Pan:
-          na podstawieart. 15RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
-          na podstawieart. 16RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych1);
-          na podstawieart. 18RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa wart. 18 ust. 2RODO2);
-          prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9)     Nie przysługuje Pani/Panu:
-          w związku zart. 17 ust. 3 lit. b,dlubeRODO prawo do usunięcia danych osobowych;
-          prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa wart. 20RODO;
-          na podstawieart. 21RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jestart. 6 ust. 1 lit. cRODO."

 

Załączniki:

1)     Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego –  Formularz ofertowy;

2)     Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego – Istotne Postanowienia Umowy.

 

 


                                                                                                                                DYREKTOR LIKWIDATOR
                                                                                                                                   Zarządu Dróg Powiatowych 
                                                                                                                                    w Kluczborku w likwidacji
                                                                                                                                           Wiesław Szczerba